Для начала- если вести учет в тетради или в Execel, то приход-расход надо записывать с указанием наименования ТМЦ. Если наименование не длинное, например, "хлеб", то это не проблема. А если "хлеб городской с добавлением моркови" ? Это что, писать каждый раз? Компьютерный учет предлагает решение: использовать справочники. Справочник- это объединенные записи (или строки), содержащие наименование и еще какие-либо данные, например % скидки покупателю. Каждая строка имеет свой номер- это называют код записи. Код записи, как правило, назначается автоматически. Когда надо сделать запись прихода-расхода, теперь можно обратиться к справочнику и товар выбрать там. А в записи прихода-расхода запишется код товара. При просмотре, программа вместо кода показывает наименование.
Учет на телефоне имеет фишку в справочниках. Это не только поставщик наименования (и информации) по кодусправочника. Записи в справочнике можно связывать между собой или задавать параметры для вариантов связи. Для примера, можно указать состав продукции, задать варинты цен в зависимости от даты и другое. Производственникам интересна возможность задавать замены для комплектующих или материалов в зависимости от продукции. Для замен можно даже задать количество при замене. Возьмем инвертный сахар, мед или фруктозный сироп. Для одних кондитерских изделий они взаимозаменяемые в разных пропорциях, а для других изделий нет. Вам не потребуется что-то программировать. Вы настроете связи, укажете кол-во при замене, указав для какого варианта продукции эта настройка. Связи элементов справочника обеспечивает почти все потребности работы с составом продукции, с заменами или при обеспечение работы с вариантами состава.
Справочники снабжают учет информацией: что и где может быть учитано. Но это не учет. Учет это: что, сколько, где имеется и на какую сумму
, а также откуда взялось и куда делось. Из справочников понятно, что учитывается, но не более того. Учет на телефоне "оживляют" документы. Что это, читайте дальше.