Любой человек ошибается. Даже, если учет на телефоне вы ведете один, надо учитывать, что в учете могут быть ошибки. Как их искать? Учет на телефоне ведет историю изменений всех полей документов и всегда можно посмотреть кто, когда изменил конкретное поле и какое значение было до этого. Это работает, даже если поле меняли несколько раз. А когда с учетом на телефоне работает нескольких человек, это уже не просто удобство, а жизненно необходимая функция. Ведь мало зафиксировать информацию, важно знать когда, как и кем она изменялась. Иначе при работе с учетом вас ожидают неприятные сюрпризы. Для бухгалтерии такие "сюрпризы" это крах и, как правило, ведет к штрафам за искажение информации. Если за какой-либо период сдана отчетность, а потом произошли правки задним числом, то желательно быть в курсе и как-то реагировать. Особенно, если это прошедший отчетный период. В учете на телефоне можно всегда отправлять документы на e-mail вашей бухгалтерии, а там на форме разными цветами(!) будут отмечены: добавленная, удаленная или измененная информация, причем со времени последней передачи такой информации по e-mail. Это очень наглядно. Порадуйте бухгалтера!
Некоторые поля документов или справочников можно разрешать править не всем, а иногда даже следует ограничить и возможность видеть. Когда вы регистрируете в учете на телефоне нового пользователя, то сразу устанавливаете его уровень: от 0 до 3 или администраторский. Администратор видит и может все. А в настройках поля можно указать, что пустое поле может заполнить любой, а вот заменить уже никто. Или заполнять поле можно с определенного уровня. Можно в настройках указать, что заменить значение в поле может только пользователь уровнем выше или только автор. Также можно указать, что поле видно пользователям с определенного уровня. Для коллективов, где нет многоуровневой иерархии, этого вполне достаточно, чтобы не допустить разгула вседозволенности там, где надо соблюдать строгий порядок. Кстати, уровни пользователей можно применить и к видам документов. Например, запретить создать списание для уровня 0. То же, т.е. ограничение по уровням, можно сделать и для отчетов.
Стоит немного затронуть тему отрицательных остатков. В повседневности такого допускать не стоит, поскольку в конце-концов учет разрушается. Надеяться на то, что работники "потом" наведут порядок не стоит. По сути это путь в никуда. Поэтому учет на телефоне по умолчанию проверяет количество и не допускает вводить значения, которые выводят остатки в минус.
В случае увольнения сотрудника и его попытке зайти в учет на телефоне, вся информация на его телефоне уничтожается. Попытка зайти в учет на телефоне не с телефона присекается сервером учета, чтобы не было возможности взять и скопировать информацию об учете. Но... учтите, что если за дело возьмутся профи, то их ничего не остановит! Впрочем, взлом любой программы- это дорогое занятие. Если за ваш бизнес взялись "профи", то бизнес ваш или очень серьезный или опасный. Вероятность взлома относится к большинству программ, а не только к учету на телефоне.
Итак, основное написано. Пора повторить в виде резюме:
кратко об учете на телефоне читайте здесь.