Учет на телефоне основывается на документах. Для старта приведу определение бухгалтерского учета. Это формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и её имущественном положении, на основании документов. Документы могут быть первичными (накладные, выписки, ордера, ведомости), а могут быть вторичными (отчеты, приказы, корректировки). Важно понять, что не хозяйственные операции являются основой учета, а именно документы. Например, директор пришел и взял в кассе магазина 1000р. Кассир или продавец положил в кассу записку "Шеф взял 1000". Потом передал кассу и пошел отдыхать. Для другого продавца эта записка основании при пересчете кассы? А если бы кассир просто взял еще 4000 и уволился, а в записке написал "Шеф взял 5000"? И то и то просто записка. Очень важно помнить, если вы собрались вести учет, то спрашивать с работников следует на основании документов. Если что-то пойдет "не так" всегда можно будет сравнить информацию с первичным документом, даже если это расписка, а не накладная. Т.е. учет на телефоне вовсе не отменяет "бумажки", а опирается на них в случае споров, ошибок и, бывает, воровства. Учет на телефоне позволяет быстро выявлять такие случаи.
Что если записи в учете на телефоне будут сделаны на основании документов, но не будет указано каких именно, то что толку? Поэтому учет на телефоне предлагает вам переносить информацию с первичного документа в форму учета, включая его дату и номер. По сути для первичного документа делается его копия в электронном виде. Эту копию принято тоже называть документ.
Есть важное отличие в работе с документами в учете на телефоне и компьютерными аналогами. Учет в 1С, например, подразумевает, что фиксация документа в программе учета и его участие в учете - это разное! Документ в 1С можно внести, и только потом "провести", т.е. сделать данные из документа участвующими в учете. А вот в учете на телефоне нет процесса проведения. Данные из документа, если они заданы и не противоречат правилам учета, сразу переносятся в учет. Т.е. правильные строки участвуют в учете сразу после ввода. У
чет на телефоне не позволит вам ввести некорректное количество, так как наличие и введенное значение проверяется "на лету".
Важно!!! Основа правильной автоматизации учета в том, что информация должна вводиться там, где она появляется. Это избавляет от многих бед. Отпуск товара со склада должен регистрировать кладовщик со своего телефона. При широком ассортименте напечатайте этикетки с кодами на полках или коробках с товарами- это ускорит поиск нужной ТМЦ в справочнике. Для сокращения количества нажатий при вводе, код в учете на телефоне символьный и наряду с цифрами сможет содержать латинские буквы. Символов в коде получается максимум 4, но обычно это 2-3 символа. Найти на клавиатуре и ввести 2 или 3
буквы кода куда проще, чем набирать длинный цифровой код. В таком случае и сканер штрих-кода не нужен! Но, если вы широко используете штрих-коды, например, EAN-13 или бар-коды маркировки, то установите на свой смартфон приложение для ввода с клавиатуры не только текста, но и чтения и распознавания штрих-кодов. Поищите его по фразе "barcode keyboard". Вполне подходит приложения от нашего соотечественника Николая Антонова. У него есть бесплатный вариант! И еще, помните, что в современном телефоне вы можете просто надиктовать текст. Это стандартная функция, но работает, правда, при наличии интернета. А вообще учет на телефоне предоставляет пять методов поиска в справочниках, чтобы быстро находить товар, даже из тысячи.
Но давайте поговорим о том, какиедокументы могут быть. О видах документов в учете на телефоне читайте дальше.